( Ekran 1: Birim Giden evrak Listesi )
1. Ekranın kullanımını sağlayan ikonlardan oluşur. Bu ekranda ”Sorgula” Tıklanarak arama yapılır.”Temizle” tuşu ekranı temizleyip yeni sorgu için ekranı hazırlar.”Seçilenleri Aç” butonu Sorgu sonucunda oluşan listeden işaretlenen evrakın açılmasını sağlar.
2. Arama Koşullarının girildiği bölümdür. Arama kriterleri girilip “Sorgula “butonuna basılır.
3. Arama kriterlerinden biride “ İşlem Durumu” dur. Ekranda işlem durumuna göre evrak aranmasını sağlar. İşlem durumları listesi açılır ve hangisine göre arama yapılacaksa o seçilir ve sorgula butonuna basılır. İşlem durumları listesi açıldığında aşağıda görünen liste gelir.
(İşlem Durum Listesi )
En çok kullanılacak olan işlem durumları aşağıda detaylı anlatılmıştır:
Onaylandı: Birimde yazılmış, onaylanmış ve “Birim Giden No” almış evrakların listelenmesini sağlar.(Henüz dağıtımı yapılmamış evraklar.)
İşlem Tamamlandı: Birimde yazılmış, onaylanmış ve “Birim Giden No” almış dağıtılmayıp dosyaya kaldırılıp kapatılmış tüm evrakların listelenmesini sağlar.
Dağıtım Yapıldı: Birimde yazılmış, onaylanmış ve “Birim Giden No” almış ve dağıtımı yapılmış bütün evrakların listelenmesini sağlar.
4. Ekranda arama sonuçları bölümüdür. Yapılan sorgu sonucunda evrakların listelendiği yerdir. Evraklar tıklanarak açılıp detayları görülür. Bu Bölümdeki “Excel’ e Aktar” sorgu sonunda gelen listenin Excel’e atılmasını sağlar(Ekran2):
( Ekran 2 : Arama Sonuçları Listesi )
5. “Kayıt No” Birim Giden Evrak numarasıdır. “Birim Giden No” sistem tarafından otomatik olarak verilir. Birim evrak yetkisi olan kullanıcı bu ekranı sadece birimden giden evrakları takip etmek için kullanır.(Ekrana müdahale etmez.)