( Ekran 1: Birim Gelen Evrak İşlemleri )
1. Birime Dağıtımla gelen evrak İş listesinden ya da dağıtım işlemleri listesinden referans numarası tıklanarak açılır. Bu ekran Özet, İlgi / Cevabi Yazı ve Ek Bilgi sekmelerinden oluşur. Özet sekmesinde, Evrak Hareket Yolu, Evraka ilişkin bilgiler ve İmza Listesi bilgileri yer alır.
2. Evrak Hareket Yolu evrakı başlatan kullanıcı ile beraber imzalayan ya da dağıtan tüm kullanıcıları görüntüler.
3. Özet sekmesinde; evrakı başlatan birim (kişi), evrakın sayısı, konusu, tarihi ve varsa ek ve ilgi bilgileri görüntülenir.
4. İmza Listesi alanında evrakı imzalayanlar, imzalama tarihleri ve imzalanma durumu görüntülenir.
5. Ekranın sağ panelinde bulunan Yazı başlığı tıklandığında evrak içeriği görüntülenir. Ayrıca bu bölümde evrakın bulunduğu yer ve işlem durumu bilgileri yer almaktadır.
6. Sağ panelde Ekler başlığı tıklandığında eklere ait içerikler görüntülenir.
7. Evrak içeriği kontrol edildikten sonra evrakın kabulü için “Teslim Al” tuşuna basılır. Evrak içeriği kontrol edilerek hatalı gönderildiği fark edilen evrakı iade etmek için, “İade Et” tuşuna basılır. Bu durumda evrak gönderen kullanıcının iş listesine “Evrak İade” başlığı ile düşer. Evrak teslim alındığında “Dağıtım Sekmesi” görünür hale gelecektir. Gereği durumunda evrak dağıtma işlemleri tekrarlanır.
8. Evrak teslim alındığında sistem otomatik olarak evraka “kayıt no” ya da başka değişle “Birim Gelen evrak no” verir. Dağıtımla gelen evrak, birim evrak kullanıcısı tarafından kontrol edildikten sonra, kabul edilir (teslim alma ) ve sistem otomatik sıradaki “kayıt no” evraka verir. Dışarıdan gelen evraka birimde ilk yapılan işlemdir.
( Ekran 2 : Birim Gelen Evrak İşlemleri )
9. Evrak teslim alındıktan sonra Dağıtım sekmesi görünür. Evrak bu sekmeden birim ya da kişiye dağıtılabilir.(Ekran 2)
10. Evrak Hareket Yoluna, evrakı teslim alan kullanıcı da eklenir ve ekranda görülür.
11. “Kayıt No”; sadece birim evrak yetkisi olan kullanıcılarda, dağıtımla gelen evrak teslim alındığında kayıt no” ya da “birim evrak gelen no” yu sistem otomatik verir. Evrakın bundan sonraki hareketlerinde evrak birim içinde havale edilince bu numara ile görünecektir. 12. Teslim alınan evrak istenirse” Dosya Seç” butonu tıklanarak daha önce oluşturulan birim dosyaları ile ilişkilendirilir ve kaydedilir.(Bu evrakın aslının birim dosyasına konulup kopyasının o birim içinde dağıtılması gibi düşünülebilir.)
13. Evrak teslim alındıktan sonra Özet sekmesinde kullanıcının hızlı dağıtım yapabileceği panel görünür. Kullanıcı “Birim dağıtım planı” ya da “Kişi dağıtım planı” ilgili listelerden seçerek sağ yeşil okla boş alana atıp “dağıt” düğmesini tıklarsa hızlı dağıtım yapabilir. Bu planların daha önceden oluşturulmuş olması gereklidir.
14. Birim kaydına giren evrak hiçbir işlem yapılmadan dosyaya kaldırılıp kapatılabilir.”Arşive kaldır” tuşu bu işlem için kullanılır. Birim kaydına giren evrak teslim alındıktan sonra da iade edilebilir.”iade et” tuşu tıklanıp iade sebebi yazılarak geri gönderilmiş olur.
Not: Birim Evrak yetkisi olan kullanıcılar birime dağıtımla gelen evraklara İlk işlemi yapıp kayda alan kişilerdir. Evrak teslim alındıktan sonra kayıt no alır. Bundan sonra bu evrak birim yöneticilerine “Hızlı Dağıtım “ paneli ya da “Dağıtım” sekmesi kullanılarak dağıtılır. Birim Yöneticisi evrakı gördükten sonra evrak ile ilgili işlem belli olur. Birim Yöneticisi buna göre dağıtımları yapar ya da dosyalanmak üzere evrakı “Birim Evrak yetkisi” olan kullanıcıya dağıtır.